Bewaartermijnen

Medisch dossier

Het medisch dossier in ziekenhuisverband moet gedurende minstens dertig jaar worden bewaard. De hoofdarts is verantwoordelijk voor de bewaring ervan (art. 25 Ziekenhuiswet en art. 6 KB 15 december 1987). Ook buiten het ziekenhuismilieu wordt een termijn van dertig jaar als bewaartermijn gehanteerd.

De Code van Geneeskundige Plichtenleer verplicht artsen immers de medische dossiers gedurende dertig jaar te bewaren, te rekenen vanaf het laatste contact met de patiënt (art. 46). Deze code bepaalt bovendien dat de arts die persoonlijk het medisch dossier heeft samengesteld en aangevuld, verantwoordelijk is voor de bewaring ervan (art. 39).

Als zorgverlener heeft u er zelf alle belang bij om uw dossiers te bewaren want de burgerlijke aansprakelijkheid bij eventuele medische fouten blijft bestaan, ook na stopzetting van de beroepsactiviteiten.

Na de bewaartermijn kan de arts overgaan tot de vernietiging van het patiëntendossier. In dat geval moet de arts er wel op toezien dat de dossiers derwijze worden vernietigd dat het beroepsgeheim gewaarborgd blijft.

Documenten inkomstenbelasting, getuigschriften voor verstrekte hulp en bewijsstuk

Boeken en bescheiden directe belastingen

De boeken en bescheiden nodig voor het bepalen van het belastbaar inkomen dient u zeven jaar te bewaren vanaf 1 januari van het jaar volgend op het belastbaar tijdperk (art. 315 WIB). De geïnformatiseerde gegevens dienen zeven jaar bijgehouden te worden vanaf 1 januari van het jaar volgend op het laatste jaar waarin het systeem wordt gebruikt (art. 315bis WIB).

Getuigschriften voor verstrekte hulp

Bijkomend geldt deze bewaartermijn van zeven jaar ook voor ontvangstgetuigschriften en getuigschriften voor verstrekte hulp. De niet-gebruikte getuigschriften mogen in geen geval worden doorverkocht, doorgegeven of teruggestuurd naar SPEOS/De Post of het RIZIV. Ze mogen ook niet bij het papierafval worden gegooid. Niet-gebruikte getuigschriften moeten worden bewaard tot de belastingcontroleur vaststelling heeft gedaan van het niet-gebruik.

Bewijsstuk voor patiënt

Sinds 1 juli 2015 bent u als zorgverlener wettelijk verplicht om in bepaalde situaties een bewijsstuk aan de patiënt uit te reiken, waarin duidelijk het te betalen bedrag, de tegemoetkoming van het ziekenfonds, enz. vermeld zijn. Op verzoek van de belastingadministratie moet er een kopie van het bewijsstuk voorgelegd kunnen worden met daarop de gegevens die in het originele bewijsstuk zijn opgenomen, met uitzondering van de gegevens betreffende de identiteit van de patiënt. De kopie van het bewijsstuk moet bewaard worden tot het verstrijken van het zevende jaar of zevende boekjaar volgend op het belastbaar tijdperk.

Vennootschapsdocumenten

In geval van vereffening moeten de boeken en bescheiden van de vennootschap gedurende minstens vijf jaar worden bewaard (art. 195  Wetboek van vennootschappen). Deze termijn van vijf jaar loopt vanaf de publicatie van het besluit van de vereffening.

Boekhoudkundige documenten

Verantwoordingsstukken moeten zeven jaar worden bewaard, in origineel of in afschrift vanaf 1 januari van het jaar dat op de afsluiting volgt. Stukken die niet strekken tot bewijs jegens derden, moet u drie jaar bewaren.

Ondernemingen moeten hun wettelijke boeken bewaren gedurende zeven jaar, te rekenen vanaf de eerste januari van het jaar dat op de afsluiting volgt. Dit moet gebeuren in origineel (op papier of elektronisch). Met wettelijke boeken wordt bedoeld: verslagboek, dagboek en hulpdagboek en inventarisboek.

BTW-documenten

De bewaartermijn van boeken, facturen en andere stukken die verplicht worden opgemaakt of uitgereikt bij toepassing van het btw-wetboek, is zeven jaar. De termijn wordt berekend vanaf de eerste januari van het jaar volgend op de sluiting wat boeken betreft en op hun datum wat facturen of andere stukken betreffen.

Uitzondering:de bewaartermijn voor facturen en documenten die betrekking hebben op gebouwen die beroepsmatig worden aangewend, of aangaande zakelijke rechten op een dergelijk gebouw, moeten de volle vijftien jaar bewaard worden omwille van btw-herziening.

Sociale documenten

Het personeelsregister, de individuele rekening en de eventuele bijlagen moeten gedurende vijf jaar bewaard worden.

Voor wat het personeelsregister betreft, begint de bewaartermijn op het moment van de laatst verplichte inschrijving (d.w.z. uiterlijk de zevende dag na de datum van uitdiensttreding van de laatste werknemer). Voor wat de indviduele rekening betreft, begint de bewaartermijn van vijf jaar bij het verstrijken van de periode van bijhouden van het document (d.w.z. van bij de jaarlijkse afsluiting van de rekening).