Bewaringstermijnen

1. Bewaartermijn radiografieën - laboratoriumonderzoeken
Volgens artikel 1 §8 van het KB van 14 september 1984 tot vaststelling van de nomenclatuur van de geneeskundige verstrekkingen inzake verplichte verzekering voor geneeskundige verzorging en uitkeringen moeten de verslagen, documenten, tracés en grafieken waarvan sprake is in de omschrijvingen van deze nomenclatuur, alsmede de protocollen van radiografieën en van laboratoriumonderzoeken, gedurende ten minste 5 jaar worden bewaard.

Indien de röntgenopnames beschouwd worden als een integrerend onderdeel van het medisch dossier, dient de behandelende arts een bewaringstermijn van 30 jaar na te leven conform artikel 46 van de Code van geneeskundige plichtenleer (zie punt 4).

2. Bewaartermijn voorschriften
De radioloog moet de voorschriften 2 jaar bewaren. De voorschriften moeten chronologisch worden opgeborgen op basis van de datum waarop de verstrekking is uitgevoerd. Een dubbel van het protocol dient samen met het voorschrift te worden bewaard.
cfr. artikel 17 §12, 5 van de nomenclatuur van de geneeskundige verstrekkingen

De laboratoria moeten de protocollen en voorschriften gedurende 3 jaar bewaren en in chronologische volgorde klasseren. De voorschriften en de protocollen mogen in elektronische vorm worden opgeslagen
cfr. artikel 24 §9, 6 van de nomenclatuur van de geneeskundige verstrekkingen

3. Getuigschriften voor verstrekte hulp en betreffende facturen
Deze moeten overeenkomstig artikel 11 van het Ministerieel Besluit van 15 maart 1985 tot vastlegging van het model en het gebruik van de getuigschriften voor verstrekte hulp en van de overeenstemmingstrook die moeten worden gebruikt door de inrichtingen voor geneeskundige verzorging gedurende 6 jaar worden bewaard, te rekenen vanaf 1 januari van het jaar gedurende hetwelk de originelen werden gebruikt.

4. Medisch dossier
De medische gegevens dienen zeker gedurende 30 jaar na het laatste contact met de patiënt bewaard te worden en soms zelfs nog langer, indien het belang van de verzorging van de patiënt het eist.
Het is echter aanvaardbaar dat, na verloop van een redelijke termijn, bv. 10 jaar, de behandelende arts in afspraak en samenwerking met zijn medische raad zijn medische dossier zou ventileren.
cfr. Code van geneeskundige plichtenleer art. 38-47

5. Boekhouding
Artikel 6, laatste lid van de wet van 17 juli 1975 met betrekking tot de boekhouding van de ondernemingen bepaalt dat de verantwoordingsstukken 10 jaar moeten bewaard worden, in origineel of in afschrift. Stukken die niet strekken tot bewijs jegens derden, worden 3 jaar bewaard.
Artikel 8 §2 van deze wet bepaalt tevens dat de ondernemingen hun boeken moeten bewaren gedurende 10 jaar, te rekenen vanaf de eerste januari van het jaar dat de afsluiting volgt.

6. Wetboek van de Belasting over de toegevoegde waarde
Artikel 60 §1 Wetboek bepaalt dat de bewaartermijn van boeken, facturen en andere stukken die verplicht worden opgemaakt of uitgereikt bij toepassing van het BTW-wetboek, 7 jaar is.

7. Verstrekkingenregister
Elk verstrekkingenregister wordt per week bijgehouden en ondertekend door de zorgverlener na inschrijving van de laatste verstrekking van die week. Het verstrekkingenregister dient te worden bewaard gedurende vijf jaar, te rekenen vanaf de datum waarop de laatste verstrekking er is ingeschreven
cfr. artikel 4, KB 25 november 1996 tot vaststelling van de regelen inzake het bijhouden van een verstrekkingenregister door de zorgverleners bedoeld in artikel 76 van de wet betreffende de verplichte verzekering voor geneeskundige verzorging en uitkeringen, gecoördineerd op 14 juli 1994 en tot bepaling van de administratieve geldboetes in geval van inbreuk op deze voorschriften