E-facturatie voor artsen: alles wat u moet weten in 10 vragen

1. Wanneer bent u als arts verplicht om vanaf 1 september 2025 elektronisch te factureren?
2. Hoe kan u elektronisch de facturatiegegevens bezorgen aan de verzekeringsinstellingen van de patiënt?
3. Zijn er uitzonderingen op deze verplichting?
4. Zijn er bijkomende situaties waarbij een papieren getuigschrift wordt toegelaten?
5. Met welke softwarepakketten kan u elektronisch factureren?
6. Moet u bij elektronische facturatie een bewijsstuk uitreiken?
7. Bent u verplicht om een identiteitskaart elektronisch in te lezen om te factureren via eFact of eAttest?
8. De patiënt is geen rechthebbende van de ziekte- en invaliditeitsverzekering (ZIV) en is niet verzekerbaar in het kader van de ZIV. Op welke manier moet de facturatie worden uitgevoerd?
9. Ben ik verplicht om transparantiecodes op te nemen in geval van elektronische facturatie?
10. Wordt u gesanctioneerd indien u niet elektronisch factureert met eAttest of eFact?

1. Wanneer bent u als arts verplicht om vanaf 1 september 2025 elektronisch te factureren?

De verplichting, die ingaat vanaf 1 september 2025, geldt:

• voor alle ambulante verstrekkingen
• voor alle huisartsen en artsen-specialisten, ongeacht uw conventiestatus
• voor alle patiënten wiens zorg vergoed wordt door de verplichte ziekteverzekering
• ongeacht of de derdebetalersregeling wordt toegepast (eFact) of niet (eAttest)
• ongeacht of u veel of weinig factureert
   

2. Hoe kan u elektronisch de facturatiegegevens bezorgen aan de verzekeringsinstellingen van de patiënt?

Artsen kunnen elektronisch factureren via twee systemen:

1. eFact: facturatiegegevens in elektronische vorm van zorgverlener naar het ziekenfonds in het kader van de derdebetalersregeling
   • ​​Als u eFact gebruikt, is het mogelijk om verstrekkingen binnen een termijn van 2 maanden via derdebetaler aan te rekenen.
   • Het gebruik van de derdebetalersregeling door huisartsen is verplicht voor patiënten die recht hebben op de verhoogde tegemoetkoming. Er zijn echter uitzonderingen, zoals rusthuizen en huisbezoeken, waarbij de derdebetalersregeling voor deze patiënten niet verplicht is.
      
2. eAttest: getuigschriften voor verstrekte hulp van artsen elektronisch doorsturen naar het ziekenfonds van de patiënt in het kader van contante betaling
   • ​​Als u eAttest gebruikt, moeten verstrekkingen op de dag van de handeling of van de consultatie aangerekend worden. Als er toch een eAttest wordt doorgestuurd na de datum van de dienstverlening, zal deze door het ziekenfonds worden geweigerd.
   • Wordt een eAttest geweigerd wegens ontbrekende gegevens, dan moet de arts het attest onmiddellijk corrigeren en een nieuw eAttest verzenden.

Meer informatie over de werking van eFact en eAttest vindt u hier.

Let wel: er is geen regularisatietermijn voorzien voor reeds geleverde prestaties vóór 1 september 2025 waarvoor nog geen getuigschrift werd uitgeschreven of nog geen elektronische indiening kon gebeuren. Zoals eerder vermeld kan een eAttest alleen op de dag van de verstrekking worden verzonden. Als de arts de derdebetalersregeling toepast, kan hij de verstrekking factureren via eFact, waarmee een prestatie uit het verleden kan worden gefactureerd. 

3. Zijn er uitzonderingen op deze verplichting?

Ja, er zijn enkele uitzonderingen waarbij het toch toegestaan is om na 1 september 2025 papieren getuigschriften te gebruiken.

Enkel artsen die op 1 januari 2023 67 jaar of ouder waren, zijn volledig vrijgesteld van deze verplichting. Individuele uitzonderingen worden niet toegestaan. 

Artsen wiens activiteit buiten de verplichte ziekteverzekering valt (bv. adviserende artsen, artsen bij Kind&Gezin) vallen evenmin onder deze verplichting. 

Verder is in occasionele situaties de papieren facturatie toegelaten:

1. in geval van overmacht die de elektronische facturatie onmogelijk maakt. Overmacht is een plotse, onvoorspelbare en onvermijdbare gebeurtenis die niet wordt veroorzaakt door de eigen fout van een persoon. 
2. als de facturatie buiten het kabinet gebeurt (bv. een huisbezoek) én de elektronische verwerking technisch niet mogelijk is.
   Deze uitzondering is van toepassing als u bv. een huisbezoek uitvoert bij een patiënt en u op geen enkele manier verbinding kan maken met de facturatietoepassing. U moet dit niet bewijzen. De mutualiteiten zullen echter een monitoring uitvoeren om het gebruik van getuigschriften voor verstrekte hulp na 1 september te analyseren
   Let wel: het feit dat u zorg verleent buiten uw kabinet ontslaat u niet van de verplichting om over de benodigde apparatuur te beschikken om op structurele wijze elektronisch te factureren.

Indien het technisch niet mogelijk is om elektronisch te factureren, blijft het essentieel dat u nog papieren getuigschriften ter beschikking heeft. U kan getuigschriften voor verstrekte hulp bestellen via Medattest.

4. Zijn er bijkomende situaties waarbij een papieren getuigschrift wordt toegelaten?

Het gebruik van papieren getuigschriften wordt enkel toegelaten in volgende specifieke gevallen:

• Bij de pasgeborenen
• Bij de patiënten die ingeschreven zijn bij een medisch huis, maar een arts raadplegen buiten het medisch huis
• Bij een consultatie voor een kind door de gescheiden ouder die geen titularis is en die wenst dat de verstrekte zorg persoonlijk wordt terugbetaald
• Bij een consultatie voor een patiënt die in het bezit is van een requisitorium van het OCMW, zodat het OCMW zich kan laten terugbetalen voor de zorgen die het betaald heeft voor deze patiënt
• Bij een consultatie voor een jongere die geplaatst is bij de diensten van jeugdhulp zodat die instelling zich kan laten terugbetalen voor de zorgen die het betaald heeft voor deze jongere
• Bij een consultatie voor een jongere die verblijft in een instelling voor personen met een handicap, zodat die instelling zich kan laten terugbetalen voor de zorgen die het betaald heeft voor deze jongere
   

5. Met welke softwarepakketten kan u elektronisch factureren?

De arts zorgt voor de elektronische facturatie via zijn softwarepakket. Een lijst met de erkende softwarepakketten voor artsen is beschikbaar op de website MyCareNet (mycarenet.be). De patiënt krijgt steeds een ontvangstbewijs met de bedragen van de geleverde zorg op het moment van de verstrekking. Dit kan op papier of via eBox op voorwaarde dat de patiënt hiervoor zijn toestemming heeft gegeven.

Er bestaat momenteel één gratis softwareprogramma dat de mogelijkheid biedt om elektronisch te factureren voor sporadisch gebruik: FreeMedispring. Als het RIZIV op de hoogte wordt gebracht van alternatieve gratis softwareprogramma's, zullen zij dit meedelen op hun website.

6. Moet u bij elektronische facturatie een bewijsstuk uitreiken?

Als u elektronisch factureert (via eFact of eAttest), bent u verplicht om een bewijsstuk uit te reiken. Dit kan op papier of via eBox, als uw patiënt daarvoor de toestemming geeft. Bovendien moet u het bewijsstuk uitreiken aan de patiënt op het moment waarop de verstrekking wordt uitgevoerd.

Meer informatie over het bewijsstuk vindt u hier.

7. Bent u verplicht om een identiteitskaart elektronisch in te lezen om te factureren via eFact of eAttest?

Op dit moment is het niet noodzakelijk dat een arts een identiteitsbewijs elektronisch inleest om gebruik te kunnen maken van de dienst eFact of eAttest. De informatie over de verzekerbaarheid is toegankelijk door het INSZ of rijksregisternummer van de patiënt manueel in te typen.

Het INSZ staat ook op de ISI+ kaart die de ziekenfondsen uitreiken aan personen die geen elektronisch identiteitsbewijs hebben, maar wel genieten van de Belgische sociale zekerheid.

8. De patiënt is geen rechthebbende van de ziekte- en invaliditeitsverzekering (ZIV) en is niet verzekerbaar in het kader van de ZIV. Op welke manier moet de facturatie worden uitgevoerd?

• Beschikt de patiënt niet over een INSZ of is hij aangesloten bij een buitenlands ziekenfonds, mag een papieren getuigschrift voor verstrekte hulp worden uitgereikt.
   
• Als een OCMW instaat voor de betaling van de verstrekte zorgen aan de patiënt (buiten de ZIV), dan moet de huisarts en de arts-specialist in een ziekenhuis vanaf 1 september 2025 deze kosten elektronisch factureren aan de Hulpkas voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering (HZIV, contact: mediprima@caami-hziv.fgov.be) via Mediprima. Het gebruik van Mediprima is immers verplicht vanaf 1 september 2025. Omdat enkele erkende softwarepakketten nog niet klaar zijn voor het gebruik hiervan, geldt er nog een overgangsperiode tot en met 31 oktober.
  Artsen-specialisten in een privékabinet moeten de kosten, waarvoor het OCMW instaat, rechtstreeks aan het OCMW factureren. Het deel waarvoor het OCMW eventueel niet zou instaan, moet gefactureerd worden aan de patiënt.
   
• Als de patiënt een Europees ambtenaar is, dan valt deze patiënt onder het Gemeenschappelijk Stelsel van Ziektekostenverzekering (GSZV). Gelieve deze instantie te contacteren als u een vraag heeft over de facturatie. 
   
• Als uw patiënt verzoekt om internationele bescherming, is de elektronische facturatie enkel van toepassing op ziekenhuizen en publieke apotheken binnen de derdebetalersregeling. Als u huisarts bent of als arts-specialist in een privékabinet werkt, moet u uw papieren getuigschrift richten aan Fedasil.
   

9. Ben ik verplicht om transparantiecodes op te nemen in geval van elektronische facturatie?

Ja, voor ambulante verstrekkingen geldt sinds 1 oktober 2024 reeds de verplichting om bij efacturatie bijkomende gegevens via transparantiecodes aan de ziekenfondsen over te maken. Vanaf 1 september 2025 is elektronische facturatie verplicht. U zal dan ook steeds transparantiecodes moeten meedelen aan de ziekenfondsen. Deze codes geven aan dat een supplement of niet-vergoedbare verstrekking wordt aangerekend.

Er zijn vier categorieën transparantiecodes:

• Categorie 1: wanneer het supplementen betreft dient het bedrag ervan reeds vanaf 01.09.2023 te worden overgedragen aan de mutualiteit. Vanaf 01.10.2024 kan men met de transparantiecodes 384075, 384090, 384112, 384134 facultatief weergeven waarom een supplement wordt aangerekend.
• Categorie 2: de verstrekkingen, die terugbetaalbaar zijn door de verplichte verzekering onder bepaalde voorwaarden, maar waarvoor de voorwaarden voor een terugbetaling niet zijn voldaan: 384215
• Categorie 3: verstrekkingen die geen aanleiding geven tot een tegemoetkoming van de verplichte verzekering: 384230 
• Categorie 4: voor apparatuur, technieken of instrumenten die niet zijn inbegrepen in het honorarium voor de vergoedbare dienst of niet anderszins worden vergoed door de verplichte ziekteverzekering : 384156, 384171, 384193 
   

Uitzondering: indien u zich in één van de uitzonderingssituaties bevindt waar papieren facturatie nog mogelijk is, bent u niet verplicht om de transparantiecodes op te nemen op het papieren getuigschrift. 

10. Wordt u gesanctioneerd indien u niet elektronisch factureert met eAttest of eFact?

Over de toepassing van administratieve geldboetes en of het ontbreken van niet-essentiële gegevens, zoals transparantiecodes, is het RIZIV momenteel nog onduidelijk. De mutualiteiten zullen het gebruik van papieren getuigschriften blijven monitoren. Afhankelijk van de resultaten van deze monitoring zal het RIZIV bepalen of er sancties nodig zijn.

U vindt op de RIZIV-website ook nog veelgestelde vragen over de verplichte elektronische facturatie voor artsen.

Bron: RIZIV