E-invoicing: wat verandert er vanaf 2026?

Dit betekent een fundamentele verandering in hoe u facturen opstelt, verzendt en ontvangt. Maar wat houdt deze maatregel precies in? Hoe kan u uw praktijk voorbereiden? En wat zijn de voordelen van e-invoicing?

Accountancykantoor Vandelanotte licht stap voor stap de verplichte e-invoicing of e-facturatie toe die vanaf 1 januari 2026 van kracht wordt.

1. Wat is e-invoicing of e-facturatie?
2. Wat is Peppol?
3. 2025: een overgangsjaar
4. Uitzonderingen digitale aankoopfacturen
5. Voor wie geldt de verplichting?

1. Wat is e-invoicing of e-facturatie?

E-invoicing of e-facturatie is het proces waarbij facturen elektronisch worden verzonden, ontvangen, verwerkt en opgeslagen, in plaats van op papier. In tegenstelling tot het traditionele papieren facturatieproces, waarbij facturen fysiek worden afgedrukt en per post verstuurd, worden e-facturen digitaal gecreëerd en verwerkt via elektronische systemen.

Het verzenden van een pdf-factuur via e-mail is echter géén e-facturatie. Hierbij blijft menselijke tussenkomst nodig om de pdf te maken, beoordelen, versturen en invoeren. Bij echte e-facturatie wordt de factuur opgeslagen in een digitaal formaat, een gestructureerd XML-bestand in UBL-formaat (Universal Business Language). Dankzij deze structuur kunnen computersystemen en boekhoudsoftware de factuur sneller herkennen, verwerken en integreren.

2. Wat is Peppol?

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) is een netwerk dat elektronische handel en communicatie tussen ondernemingen en overheden vergemakkelijkt. Het biedt een gestandaardiseerde manier om elektronische documenten (zoals facturen) uit te wisselen, in een speciale codetaal. Peppol gebruikt Access Points als tussenstations tussen verzender en ontvanger. Als uw onderneming aangesloten is op een Access Point, kan u documenten verzenden naar en ontvangen van andere partijen die ook zijn aangesloten op het netwerk. Zo verloopt de uitwisseling veilig, betrouwbaar en zonder manuele tussenkomst.

Let op: u moet u wel als onderneming afzonderlijk registreren voor zowel verkoop als aankoop. U bent niet automatisch voor beide processen geregistreerd.

Wanneer u e-facturen via Peppol ontvangt, worden deze veilig en automatisch ingeboekt. Goede boekhoudpakketten lezen UBL-facturen quasi foutloos in. Alle gegevens staan op vaste plaatsen, waardoor ze automatisch geïnterpreteerd en verwerkt kunnen worden. Uiteraard blijft uw accountant verantwoordelijk voor de fiscale check en adviesverlening.

Vaak sturen leveranciers toch nog een pdf-versie van de factuur mee in dezelfde e-mail. Als uw Access Point goed ingesteld is, wordt de factuur in UBL-formaat automatisch verwerkt en hoeft u met de pdf niets meer te doen.

3. 2025: een overgangsjaar

In 2025 kan het gebeuren dat zowel de automatische e-factuur als de pdf in uw boekhouding terechtkomen. Wees dus waakzaam voor dubbele facturen. Een goed boekhoudpakket kan dit meestal signaleren en dubbele facturen eruit filteren.

4. Uitzonderingen digitale aankoopfacturen

Sommige facturen zal u nog steeds niet op elektronische wijze ontvangen en zelf moeten bezorgen aan uw accountant, zoals parkeertickets, btw-bonnetjes van horecazaken, facturen van niet-aangesloten leveranciers binnen de EU, facturen van leveranciers buiten de EU.

5. Voor wie geldt de verplichting?

Vanaf 2026 wordt e-facturatie in België wettelijk verplicht voor B2B-facturen. Elke onderneming moet zich registreren op Peppol en facturen via het beveiligde netwerk versturen en ontvangen.

De nieuwe regels gelden voor:

• alle Belgische btw-plichtige ondernemingen actief in B2B-context (bv. verzekeringsgeneeskunde, arts-gerechtsdeskundigen, artsen die lezingen factureren aan btw-plichtigen);
• leden van btw-eenheden en Belgische vaste inrichtingen;
• btw-plichtige leveranciers en afnemers, behalve onder specifieke uitzonderingen.

 
De verplichting geldt voor alle leveringen van goederen en diensten die voor btw-doeleinden in België plaatsvinden. Artsen die uitsluitend vrijgestelde, therapeutische handelingen verrichten, vallen dus niet onder deze wettelijk verplichting. E-facturatie is weliswaar een waardevolle optimalisatie voor uw boekhouding om sneller en correcter de aankoopfacturen te ontvangen.